I dati estratti da un database MySQL ed importati su Excel rimangono collegati al database e si perdono le modifiche aggiunte a mano ogni volta che questi dati vengono aggiornati.
Come fare per rendere permanenti le nostre modifiche?

Nel articolo precedente vi ho fatto vedere come estrarre dati da una base dati del tipo MySQL ed importarli su un foglio Excel.

Bene, se non ci fosse il fatto che questi dati vanno a perdere formattazioni e aggiunte manuali ogni volte che i dati vengono aggiornati. A questo punto allora potrebbero sembrare inutilizzabili questi dati, ma non è affatto così.

In un esempio pratico vi faccio vedere come si può fare a rendere utile questa connessione dati al database. Creeremo un listino prezzi automatizzato estraendo tutti i prodotti momentaneamente attivi per la vendita e per la presentazione e formattazione dei dati useremo una tabella Pivot.

Importazione dati da MySQL

Usiamo la connessione dati ODBC e Power Query per l'import dei dati in un foglio Excel:

• su Excel 2013 andate sul tab POWER QUERY, nelle versione successive sul tab Ottiene & trasforma e scegliete Da altre origini + Da ODBC
• dal menu a tendina scegliete la connessione ODBC al database (nel mio esempio Onb_mysql) e nella prossima finestra scegliete il vostro database + le tabelle da importare in Excel (nel esempio sono products, categories_online, misures).
  Per poter scegliere più tabelle dovete attivare il flag Seleziona più elementi in alto della lista.
• ora cliccate su Modifica e Excel aggiunge tre nuovi fogli con i dati delle tabelle selezionate e visualizza l'editor di Power Query, posizionandosi automaticamente sulla prima tabella selezionata, nel nostro esempio è products.
  
• come prima azione mettiamo il filtro per selezionare solamente i prodotti attualmente attivi, selezionando la colonna attivo e disattivando lo zero dal menu a tendina. Noterete che nel riquadro di Power Query viene aggiunta una nuova riga Filtrate righe nei PASSAGGI APPLICATI del riquadro
  
• ora vogliamo inserire nella nostra tabella la denominazione esatta dell'unità di vendita del prodotto. Per questo eseguiamo una Merge di query con la tabella misures collegando la colonna unità_vendita della tabella products con la colonna id della tabella misures in un Inner Join
• viene aggiunta una nuova colonna misures con l'icona per selezionare i campi da inserire nella nostra tabella finale e da qui scegliamo txt_unità
• vedrete che nel riquadro di Power Query viene aggiunta un ulteriore riga nei PASSAGGI APPLICATI
• ora inseriamo anche la denominazione della categoria assegnata al singolo prodotto e per questo eseguiamo un altra Merge di query con la tabella categories_online collegando la colonna cat_on_id della tabella products con la colonna id della tabella categories_online in un Inner Join
• viene aggiunta una nuova colonna categories_online con l'icona per selezionare i campi da inserire nella nostra tabella finale e da qui scegliamo txt_category
• con questo passaggio abbiamo tutti i dati che ci servono e cliccando su Chiudi e carica Excel aggiorna il foglio dati come da noi impostato
  

Creazione tabella Pivot

Ci posizioniamo sul foglio con i dati dei prodotti e sul tab INSERISCI clicchiamo su Tabella Pivot. Nel dialogo che si apre vediamo che Excel ha selezionato l'intera tabella products come fonte dati. Scegliamo l'opzione e confermiamo con OK e Excel inserisce un nuovo foglio con una tabella Pivot vuota e un riquadro per selezionare e inserire i dati disponibili dalla fonte dati.

Nel riquadro Campi tabella pivot inseriamo con drag & drop:

• nella sezione RIGHE i campi: categories_online.pos, categories_online.txt_category, titolo, txt_unità
• nella sezione VALORI i campi: peso, prezzo, prezzo_pezzo, iva

Posizionare il cursore su un campo categories_online.pos, cliccare con il mouse destro e scegliere Impostazioni campo, quindi attivare l'opzione Assenti per i Subtotali. Poi andiamo sulla seconda pagina Layout e stampa e attiviamo Mostra etichette degli elementi sotto forma di tabella.

Procediamo con il campo categories_online.txt_category: cliccare con il mouse destro e scegliere Impostazioni campo, quindi attivare l'opzione Assenti e sulla seconda pagina Layout e stampa attiviamo Mostra etichette degli elementi sotto forma di struttura e in più disattiviamo anche l'opzione Visualizza etichette del campo successivo nella stessa colonna (formato compatto).

Ora sul campo titolo attiviamo sempre l'opzione Assenti e sulla seconda pagina Layout e stampa e attiviamo Mostra etichette degli elementi sotto forma di tabella.

La prima colonna della tabella Pivot ci serve solo per l'ordine delle categorie, ma sul listino prezzi finale non ne abbiamo bisogno, quindi nascondiamo l'intera colonna. Ora andiamo a rinominare l'intestazione delle colonne rimanenti nella tabella pivot in: Articolo, Unità, Peso, Prezzo, Prezzo al pezzo, IVA.

Poi andiamo nel tab PROGETTAZIONE e scegliamo un formato predefinito che ci piace. Nella opzioni della tabella pivot (mouse destro + opzioni tabella pivot) conviene disattivare l'opzione Adatta larghezza colonne all'aggiornamento e alla fine impostiamo il formato dei campi valore Prezzo e Prezzo al pezzo in formato Euro con due decimali: mouse destro + Impostazioni campo valore + Formato numero + Valuta.

Ecco fatto e questo è il mio risultato finale: